Gestione diritti delle Opere Orfane

Nell'agosto 2015, il Ministero della Cultura (allora denominato MiBAC) ha scelto Livebase per creare e mantenere un sistema informativo chiamato “Orphan Works Database” per supportare e automatizzare i processi definiti dalla Direttiva Europea 2012/28/UE del 25 ottobre 2012 sulla protezione del diritto d'autore e dei diritti connessi.

Il sistema doveva consentire a biblioteche, istituzioni educative e musei, così come ad archivi, istituzioni per il patrimonio cinematografico o sonoro e organismi di radiodiffusione pubblica (di seguito denominati Organizzazioni Beneficiarie), di utilizzare le opere orfane contenute nelle loro collezioni, stabilendo che un'opera o un fonogramma sia considerato orfano se nessuno dei titolari dei diritti su tale opera o fonogramma è stato identificato o localizzato dopo una “ricerca diligente”.

Il design iniziale del sistema è stato esteso più volte durante la sua realizzazione per soddisfare nuove esigenze derivanti da modifiche alle normative applicabili e dalla necessità emergente di integrare sistemi esterni. Poiché si trattava di un contratto pubblico, ogni estensione ha richiesto un processo di approvazione piuttosto lungo, e per questo motivo, oltre che per le sue dimensioni e complessità complessive, il sistema è diventato operativo nel 2017.

Successivamente, il sistema è stato esteso con un'interfaccia verso un sistema europeo simile e con funzionalità per interrogare il Registro Italiano delle Opere Protette (ROP).

Il sistema delle Opere Orfane supporta i processi di registrazione e gestione delle opere orfane e gestisce le informazioni di contatto delle organizzazioni interessate (Istituzioni Beneficiarie); i risultati delle ricerche diligenti che hanno portato alla conclusione che un'opera può essere considerata orfana; l'uso che le Istituzioni Beneficiarie fanno delle opere orfane; e le modifiche relative a tali informazioni, in particolare riguardo lo status delle opere.