Il Ministero Italiano dei Beni Culturali (più precisamente il suo ufficio UNESCO) riceve ogni anno circa 40 proposte di progetto da parte di amministrazioni pubbliche ed enti, con l'obiettivo di preservare e valorizzare alcuni dei 54 siti italiani inclusi nella «Lista del Patrimonio Mondiale» e posti sotto la protezione dell'UNESCO.
Il ruolo del Ministero in questo ambito è quello di valutare le proposte ricevute, approvare le migliori e distribuire gradualmente i fondi europei disponibili (circa 2 milioni di euro all'anno, in media) per tali progetti, verificando periodicamente che i fondi precedentemente stanziati siano stati spesi correttamente e che gli obiettivi dichiarati siano stati raggiunti.
Fino al 2017, il Ministero riceveva proposte e report di stato sui progetti approvati come allegati PDF inviati tramite posta elettronica certificata (un tipo particolare di email utilizzato in Italia, che ha valore legale equivalente alla raccomandata tradizionale). Tali allegati erano basati su modelli MS Word (forniti dal Ministero), che venivano compilati manualmente dai proponenti e poi salvati in formato PDF.
Una volta ricevuti, le informazioni più rilevanti contenute in questi allegati PDF venivano inserite manualmente dai funzionari del Ministero in una serie di complessi fogli Excel correlati tra loro, utilizzati come un rudimentale e altamente denormalizzato database per tracciare i progetti e gestire i fondi stanziati.
Purtroppo, i fogli Excel sopra menzionati contenevano solo una piccola parte dei dati inclusi nei file PDF ricevuti, costringendo i funzionari del Ministero a riaprire costantemente tali file. Inoltre, i fogli Excel non potevano garantire alcuna integrità e coerenza dei dati, il che portava frequentemente a errori difficili e costosi da identificare e correggere.
Nel 2018, dopo un progetto pilota di successo con Livebase (che richiese solo 15 ore/uomo per essere creato), il Ministero decise di sviluppare con Livebase un'applicazione web per (1) gestire un registro di tutti i siti UNESCO in Italia insieme ai loro piani di protezione/valorizzazione; (2) gestire un registro delle amministrazioni pubbliche locali autorizzate a presentare proposte di progetto e dei loro rappresentanti legali; (3) configurare bandi di gara con budget e date di apertura/chiusura; (4) permettere alle amministrazioni di presentare proposte in modo strutturato attraverso un'interfaccia web interattiva che garantisse la validità formale.
Un analista senior di Livebase ha esteso il modello creato durante il progetto pilota nel corso di 15 interviste con i funzionari del Ministero e ha generato un prototipo sempre più completo dell'applicazione subito dopo ciascuna intervista. Questo processo ha permesso ai funzionari del Ministero di convalidare immediatamente i requisiti modellati in modo molto efficace e produttivo. L'applicazione è stata rilasciata in produzione due settimane dopo l'ultima intervista.
Per questa applicazione, il backend generato da Livebase è stato esteso con plugin (sviluppati in Java) per (1) generare automaticamente una versione PDF di una proposta a partire dai dati strutturati inseriti dal proponente nei moduli di presentazione; (2) caricare una copia firmata digitalmente di tale PDF; (3) verificare la validità della firma digitale applicata.
Nel 2020, l'applicazione è stata estesa con funzionalità aggiuntive per (1) supportare i funzionari del Ministero nella selezione delle proposte da finanziare e nella creazione dei relativi progetti; (2) consentire ai proponenti dei progetti finanziati di aggiornare periodicamente lo stato del progetto, proporre modifiche al calendario o agli obiettivi, e caricare prove di come i fondi siano stati spesi; (3) permettere ai funzionari del Ministero di tracciare i fondi già distribuiti, approvare o respingere le richieste di modifica del progetto, e richiedere ulteriore documentazione ai proponenti.