Semplifica l’inserimento da parte dei dipendenti dei dati necessari per avviare una pratica, consentendo la compilazione di campi specifici configurabili per ciascun tipo di pratica, minimizzando la necessità di allegare moduli e la possibilità di commettere errori. Possono essere configurate senza problemi centinaia di differenti tipi di pratica, raggruppandole per tematica.
Consente il caricamento posticipato, da parte del dipendente, di documentazione ulteriore non disponibile al momento di creazione della pratica (e.g. il certificato di matrimonio in una richiesta di congedo matrimoniale), e segnala il mancato caricamento dei documenti mancanti entro i termini configurati per il tipo di pratica.
Consente opzionalmente a dipendenti opportunamente autorizzati con deleghe specifiche, di inserire pratiche per conto di loro colleghi che per qualche motivo non possono inserirle autonomamente.
Genera automaticamente la sequenza dei passi di valutazione di ciascuna pratica in base al tipo di pratica, alla qualifica ed all’unità organizzativa di appartenenza del dipendente.
Individua automaticamente i soggetti valutatori competenti per ciascun passo della procedura di valutazione di una pratica, in base ai loro incarichi nell’organizzazione, tenendo conto delle scadenze di tali incarichi e di eventuali deleghe a terzi in corso di validità. I meccanismi di delega consentono di gestire efficacemente i casi di sostituzione temporanea di un responsabile o di affiancamento con suoi stretti collaboratori (e.g. assistenti di direzione).
Assegna automaticamente la valutazione di una pratica al responsabile gerarchicamente superiore nel caso in cui il valutatore titolato ad eseguire un certo passo della procedura di valutazione non fosse configurato a sistema. Questo meccanismo consente di gestire correttamente eventuali carenze in organigramma.
Consente l’annullamento da parte del dipendente di una pratica mentre è ancora in corso di valutazione (e.g. un permesso non più necessario). A seconda del tipo di pratica, una richiesta di annullamento può essere accettata automaticamente oppure generare una nuova sequenza di passi per la valutazione della richiesta, passi che potrebbero essere differenti da quelli generati inizialmente per l’approvazione.
Consente al dipendente e ai valutatori di una pratica, di inserire annotazioni e allegare ulteriori documenti che vengono storicizzati in modo che non sia più possibile eliminarli ma solo marcarli come invalidi. Questo consente di centralizzare in modo sicuro tutta la comunicazione fra azienda e dipendente nel contesto della pratica di riferimento, in caso di eventuali contestazioni.
Mantiene dipendenti e valutatori costantemente aggiornati sullo stato di ciascuna richiesta, fornendo informazioni puntuali sui i passi eseguiti e da eseguire, sui valutatori coinvolti e su tutte le comunicazioni intercorse fra dipendente e valutatori relativamente alla pratica.
Offre ai valutatori un quadro generale dell’impatto che le richieste approvate hanno sull’operatività dell’azienda, consentendo di impostare blocchi temporanei e locali alla possibilità di inserire ulteriori richieste di un certo tipo (e.g. blocco temporaneo delle richieste di permesso in un certo impianto produttivo in una certo periodo).
Consente di elaborare statistiche specifiche per tipo di richiesta, tenendo conto dei campi specifici di quel tipo, per individuare facilmente anomalie ed eventuali abusi. Questa funzionalità è resa possibile attraverso la gestione della persistenza su database relazionale con meta-dati configurabili
